Hoy en día es fácil hacer las cosas a distancia. Incluso si es un evento tan complejo como una reunión de la junta directiva. Con una sala de juntas virtual, tanto los eventos en línea como los presenciales se vuelven simples y eficientes.

Hoy en día es fácil hacer las cosas a distancia. Incluso si es un evento tan complejo como una reunión de la junta directiva. Con una sala de juntas virtual, tanto los eventos en línea como los presenciales se vuelven simples y eficientes.

Las tecnologías y el internet nos dan muchas oportunidades. Podemos encontrar todo en unos pocos clics. Podemos hablar con nuestros amigos que viven al otro lado del mundo. Podemos entretenernos solos. Las tecnologías nos ofrecen grandes posibilidades que hacen nuestras vidas más simples y agradables. No tenemos que viajar para ver a nuestros familiares, no hay necesidad de salir a comprar cosas. Y ya no tenemos que asistir físicamente a los eventos.

Claro, la mayoría de nosotros estamos acostumbrados al enfoque clásico de las reuniones de negocios, todos se reúnen en la misma habitación con papeles en la mano. Pero ¿por qué usar los métodos de la vieja escuela cuando los nuevos son mucho mejores y convenientes?

Muchas empresas tienen varias oficinas ubicadas en diferentes ciudades y, con frecuencia, en diferentes países. Y las tecnologías permiten que las oficinas no solo se comuniquen adecuadamente, sino que también se sientan como un gran equipo. Las empresas invierten en pantallas gigantes para celebrar reuniones virtuales en las que los equipos remotos pueden verse entre sí y sentirse como si estuvieran en la misma sala. Los propietarios de negocios implementan muchas herramientas que ayudan a administrar los flujos de trabajo remotos. Pero en realidad, no es tan difícil gestionar el trabajo de los empleados, incluso si están trabajando a distancia.

El verdadero reto es hacer que un gran número de directores de grandes empresas trabajen juntos. Cada miembro de la junta directiva tiene muchas responsabilidades y tareas cotidianas que debe realizar. Y los directores a menudo pierden el rastro de las acciones de los demás. Por lo tanto, la junta pierde su eficiencia, perjudicando el rendimiento de toda la empresa. Y si los directores están ubicados en diferentes áreas, el proceso se complica aún más.

Por eso se creó el software de la junta directiva. Este software ayuda a construir un trabajo en equipo sólido y eficaz dentro de la administración de la empresa. Usando la app de la junta directiva se pueden compartir documentos, comunicarse eficientemente, resolver problemas menores y realizar un seguimiento de los procesos dentro y fuera de la empresa.

Las ventajas de utilizar una app para reuniones de la junta directiva

El mayor reto al que se enfrentan las juntas es que necesitan compartir información importante y delicada. Y sería mejor si los archivos no solo pueden ser compartidos, sino también discutidos antes del evento si es necesario. Con una app para reuniones de la junta directiva, es fácil dar acceso a todos los documentos a los miembros de la junta para que puedan revisar y comentar la información. Además, como todos los archivos están organizados y se puede acceder a ellos desde casi cualquier dispositivo en cualquier momento, los directores pueden trabajar con ellos durante el mismo evento. Y si la reunión se realiza en línea, el portal virtual de la junta directiva se convierte en una herramienta vital. Usándolo todos los participantes verán la misma imagen, por lo tanto, pueden estar seguros de que están en la misma página durante la discusión.

Además, todo lo que los participantes hablan durante la reunión se puede almacenar en el software de la secretaria corporativa. Esta función es muy útil: se puede acceder a los registros más tarde si los miembros de la junta necesitan refrescar su memoria antes de la próxima reunión o si desean aclarar algunos detalles. Es bueno tener esa información almacenada de forma segura. Nunca sabe cuándo podría necesitarla.

Durante y después de la reunión, los directores pueden crear tareas para ellos mismos, para los demás o para los ejecutivos utilizando la app de la junta. Después de eso, ellos podrán hacer un seguimiento de su actividad y ver si las cosas van bien. Además, usando este software, los miembros de la junta pueden realizar votaciones durante o antes de las reuniones. Esta característica permite decidir rápidamente sobre algunos asuntos menores o sobre momentos discutibles.